Als Beschäftigte der hillstudio Architekten GmbH möchten wir Ihnen gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer bei uns geben:

I. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

hillstudio Architekten GmbH
Schaumainkai 87 - 91
60596 Frankfurt am Main
Tel.+49 69 348 79 57-00
office@hill-studio.eu

Weitere Informationen und Kontaktdaten finden Sie auch in Ihrem Arbeitsvertrag.

II. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Das sind vor allem Kontaktdaten, Daten zu Ihren Qualifikationen, Arbeitszeiten und alle Informationen, die für die Ermittlung und Abrechnung Ihres Gehalts und im Zusammenhang mit gesetzlichen Abgaben und Steuern (z.B. Sozialversicherungsbeiträge) erforderlich sind.

Hinzu kommen ggf. auch Daten aus dem Bereich der Arbeitssicherheit, dem betrieblichen Eingliederungsmanagement und Daten über arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen, die geahndet wurden („Abmahnungen“).

Schließlich kommen auch noch Informationen über Ihre Arbeitsergebnisse sowie deren Bewertung hinzu, die z.B. für die Erstellung von Beurteilungen benötigt werden.

Sollten Sie Angebote wie das Firmenticket / Deutschland-Ticket oder Dienstwagen nutzen, werden auch in diesem Bereich Daten verarbeitet und im Rahmen der Erforderlichkeit ggf. an die dem entsprechenden Unternehmen oder an die Leasingunternehmen weitergegeben.

Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. Wir werden in diesen Fällen dann – bezogen auf den jeweiligen Anlass – gesonderte Informationen zum Datenschutz für Sie bereithalten.

Im Detail können insbesondere folgende Verarbeitungen stattfinden:

• Gehaltsabrechnung
• Urlaubsplanung und Einsatz-Disposition
• Nachweisbarkeit von Transaktionen
• Aufträgen und sonstigen Vereinbarungen sowie zur Qualitätskontrolle durch entsprechende Dokumentation
• Maßnahmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen sowie zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten
• Personalentwicklung (Fortbildung und Weiterentwicklung)
• Organisations- und Einsatzplanung
• Reise- und Veranstaltungsmanagement
• Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
• Berechtigungs- und Ausweisverwaltung
• Erstellung Firmenausweis
• Kostenerfassung und Controlling
• Berichtswesen
• Passwortmanagement
• interne und externe Kommunikation
• mitarbeiterbezogene Versicherungen und Altersvorsorge
• Notfall-Management
• Abrechnung und steuerliche Bewertung betrieblicher Leistungen (z.B. Kantinen-essen oder Personaleinkauf sofern zutreffend)
• Standorterfassung
• Fahrzeugmanagement einschließlich Führerscheinkontrolle
• Abrechnung über Firmen-Kreditkarte
• Schlüsselvergabe
• Materialausgabe und Geräteverwaltung
• Mitarbeiterführung
• optimale Stellenbesetzung
• arbeitsrechtliche Maßnahmen
• Mitgliedschaft in Arbeitskreisen und Verbänden
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
• vertragsbezogene Kommunikation mit Ihnen
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit (u.a. System- bzw. Plausibilitätstests) und der allgemeinen Sicherheit, u.a. Gebäude- und Anlagensicherheit
• Sicherstellung und Wahrnehmung des Hausrechts durch entsprechende Maß-nahmen wie auch ggf. durch Videoüberwachungen zum Schutz von Dritten und unseren Mitarbeitern sowie zur Verhinderung von und zur Sicherung von Beweismitteln bei Straftaten
• Vorschlagswesen, Erfindungen
• Gewährleistung der Integrität
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Authentizität und Verfügbarkeit der Daten
• Kontrolle durch Aufsichtsgremien oder Kontrollinstanzen (z.B. Revision)
• Kontrollen durch Kunden bzw. deren Prüfer (z.B. bei Nachhaltigkeits-Audits oder zur Überprüfung der Einhaltung der Gesetze durch Vorlage von Gehaltsbelegen, Betriebsvereinbarungen, Arbeitsverträgen und Kontaktdaten zwecks Interviews)

Über die eigentliche Erfüllung des (Vor-) Vertrages (insbesondere des Mitarbeiterverhältnisses mit Ihnen) hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Verarbeitungen Ihrer Daten finden nur dann und insoweit statt, als keine überwiegenden Interessen Ihrerseits (auch Grundrechte und Grundfreiheiten) gegen eine entsprechende Verarbeitung sprechen, wie insbesondere für folgende Zwecke:

• Offenlegung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Due Diligence bei Unternehmensverkaufsverhandlungen
• Abgleiche mit europäischen und internationalen Antiterrorlisten soweit über die gesetzlichen Verpflichtungen hainausgehend
• Anreicherung unserer Daten, u.a. durch Nutzung oder der Recherche öffentlich zugänglicher Daten soweit erforderlich
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die nicht unmittelbar dem Vertragsverhältnis zuzuordnen sind
• Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. durch Zutrittskontrollen und Videoüberwachung), soweit über die allgemeinen Sorgfaltspflichten hinausgehend
• Weiterentwicklung bestehender Systeme und Prozesse
• interne und externe Untersuchungen, Sicherheitsüberprüfungen
• Veröffentlichungen
• Erhalt und Aufrechterhaltung von Zertifizierungen privatrechtlicher oder behördlicher Natur
• Gratulation und Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen
• Mitarbeiter-Rundmails
• Speicherung und Archivierung bestimmter Daten für Zwecke interner und externer Publikationen (z.B. Geschäftsbericht) sowie der Dokumentation der Unter-nehmens-/Organisations-Historie
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

III. Auf welcher rechtlichen Grundlage basieren diese Datenverarbeitungen?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten ist primär Art. 6 Ab. 1 lit. a) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, wenn dies zur Durch-führung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Unabhängig davon kann eine Datenverarbeitung auch auf Basis einer sog. Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. In diesen Fällen wird das Interesse im Zusammenhang mit der jeweiligen Verarbeitung gesondert mitgeteilt. Schließlich kommt auch die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Betracht, beispielweise bei der Erfassung von Überstunden (§ 16 Abs. 2 ArbZG oder bei der Erfüllung von Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.

IV. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten von Beschäftigten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert. Sonderregelungen kann es in einzelnen Bereichen geben. So werden z.B. Abmahnungen ggf. kürzer gespeichert.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, sind diese von uns zu berücksichtigen. So gibt es beispielsweise gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Lohnsteuerdaten, Daten zu Überstunden und weitere bereichsspezifische Regelungen.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, können personenbezogenen Daten gelöscht werden, wenn deren weitere Verarbeitung für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses nicht mehr erforderlich sind.

Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Daten bis zur Verjährung etwaiger Schadensersatzansprüche jeder Partei gespeichert. Eine längere Speicherung kommt zudem in Betracht, wenn dies auch in Ihrem Interesse ist oder Sie eine Einwilligung erteilt haben.

Wir werden generell zum Ende eines Jahres prüfen, ob und in welchem Umfang Da-ten von Beschäftigten wegen eines Wegfalls der Erforderlichkeit gelöscht werden können.

V. An welche Empfänger gibt hillstudio Architekten GmbH die Daten weiter?

Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen internen Stellen bzw. Organisationseinheiten Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten (wie Vorgesetzte, Buchhaltung, Betriebsarzt, Arbeitssicherheit usw.) oder im Rahmen der Bearbeitung und Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Die Datenempfänger werden darauf hingewiesen, dass Ihre Daten nur für den genannten Zweck genutzt werden dürfen. Jede andere Weitergabe der oben benannten Daten an andere als die zuvor benannten Dritten ist gesetzlich und vertraglich verboten.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Stellen erfolgt ausschließlich

• im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsvertrages (z.B. durch externe Lohnbuchhaltung);
• zu Zwecken, bei denen wir zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet (z.B. Berufsgenossenschaft, Krankenkassen, Finanzbehörden) oder berechtigt sind oder die Datenweitergabe im öffentlichen Interesse liegt;
• soweit externe Dienstleistungsunternehmen Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (im Sinne von Art. 28 DSGVO) oder Funktionsübernehmer verarbeiten (z.B. Cloud-Software, Kreditinstitute, externe Rechenzentren, Reisebüro/Travel-Management, Versicherungsmakler, Versicherungsunternehmen, Pensionskassen, Druckereien oder Unternehmen für Datenentsorgung, Kurierdienste, Post, Logistik);
• aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des berechtigten Interesses des Dritten (z.B. an Behörden, Auskunfteien, Inkasso, Rechtsanwälte, Gerichte, Gut-achter, konzernangehörige Unternehmen und Gremien und Kontrollinstanzen) oder im Zusammenhang mit Ausgliederungen bzw. Verkauf von Unternehmens-teilen an andere Unternehmen;
• wenn Sie uns eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte gegeben haben.

VI. Wo werden die Daten verarbeitet?

Soweit die Daten durch hillstudio - Hill Stahl Architekten GmbH verarbeitet werden, geschieht dies auf dedizierten IT-Systemen an unserem Standort und auf eigenen Servern.  Beim Einsatz von Cloud-Software werden Ihre Daten in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EU/EWR verarbeitet.

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums EU/EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt dann, wenn es zur Ausführung einer vertraglichen Verpflichtung Ihnen gegenüber erforderlich sein sollte (z.B. bei einer Auslandsentsendung), es gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), es im Rahmen eines berechtigten Interesses von uns oder einem Dritten liegt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.

Dabei können Ihre Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, wenn die Voraussetzungen der Art. 44-48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine Ausnahme i.S.d. Art. 49 DSGVO vorliegt.

VII. Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

VIII. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Wir freuen uns, wenn Sie sich mit Fragen zum Datenschutz zunächst direkt an datenschutz@hill-studio.eu wenden.

Last update: Juni 2025, Frankfurt am Main